接受-------行動   沒有必要提示,接收者缺乏行動力

傾聽

l     好處:資訊,理解,合作

       說話者同樣認真聽取對方講話

l     有良好傾聽的好處:做準備,放開心態,興趣,抵制分心

以批判態度聽,幫助講話者,聽主要觀點,記筆記

l     傾聽著的反應:請點頭並等待

注視講話者

說“我知道了”等等

重復講話這最後幾句話,並反映你的理解

非語言交流

l     書面和口頭交流對比:

         書            口

l     優     適合事實和意見     適合表達感覺

     適合困難複雜的信件     個人(性)化

     存檔     更多反映,交流

     可寫也可口述     更大影響力

     可仔細計劃,考慮     成本低

     發前可剔除錯誤     根據反饋進行調整

l     缺     耗時     缺少熱情

     反饋不存在或太慢     說話時難於思考

     缺少非語言暗示     話一出口不能改

     有些人不會或不願意看信     對大群衆效果難以判斷

     信是否已閱不知道    

l     傳真:優:省時         劣:清晰度差

省費            不易被發現

隨便            不具法律效用

回應快

l     寫信計劃:考慮WHAT,WHO,WHY,WHERE,WHEN

考慮寫信背景

考慮信函類型

預期收信人反映:肯定

中性

否定

說服性

l     書信格式:                 信頭

日期

存檔號

收信人的名,職,地



稱謂

         主題行

正文

結束語

                  簽字

l     準備口述(P257):自我準備

準備資料

     安排優先順序別

     給字處理員準備

l     求職申請表:個人基本資訊

教育狀況

培訓狀況

工作經歷

其他經歷

證明人

l     簡歷優點:容易找資訊       缺:沒有針對性

高效且重細節        沒個性

避免風格問題

(可加附件:申請何位,爲何申請,爲何歸你)

l     報告定義:一種搜集研究事實的人與有與某種目的而要求提交報告的人之間的資訊或建議的交流形式,通              

常是決策或行動的基礎。

l     成功的報告:內容要統一,只涉及一個主題

內容要完整

資訊要準確

按照基於邏輯分析和材料分類的計劃描述主題內容

內容表述方式應是計劃清楚

風格要簡單,精煉

對於所有讀者都應易於理解

l     報告目的(授權調查範圍):明確你的任務,並準確說明需要做什麽。你的介紹必須準確,不能模糊不清;

應寫上寫報告的原因;需要報告的類型。

l     報告結構(p297):

l     部分     l     要素

內容簡單     授權調查範圍或目的程式或方法

報告正文     主要事實

最後部分     結論建議,附錄(如需要)

l     準備報告(步驟):確定目標

進行研究和搜集資料

組織材料和計劃報告

初稿

修改

終稿

l     報告用途:提供資訊

回答問題

建議一系列的行動或決定

影響他人意見

宣傳

完成法律義務

存檔

l     修改報告:總看初稿

考慮標題,目錄,簡介,和結論,及它們之間的關係

檢查正文

找聽衆,讀報告

檢查視覺輔助材料

找人批評建議

l     表格優點:從不同的人得到相同資訊

從不同的渠道得到許多資訊

容易比較資訊

容易得到和參照規定條款資訊

l     表格應避免問題:表太長,問題太多

涵蓋太多可能性

佈局,設計不合理

詢問錯誤問題

l     表格設計:分佈,安排,風格,測試

l     準備問卷應注意:確信問卷調查是你獲得資訊的最好方法

明確要找的資訊,以便搜索,分析

風格中立

使問題框架化,以便處理資訊

邏輯的安排問題

問題扼要,且直接提問

使用吸引人卻不乏坦誠的佈局

選擇調查物件

測試問卷

l     視圖,表格,動畫強的表現力(優點):吸引注意力

資訊充分,及時

便於理解

解除文章的呆板,單調

便易,迅速地傳遞反映整體趨勢

幫助讀者選用特定的數位

強化口頭資訊

是區別更顯著

l     視圖類型:表格<<<<<<<優點:用小空間就有大量資料

有助於參考,容易比較,對比,運用特定資料

                 要求:每豎列要有簡明,清楚的命名

可對比的資料要在一行內從左到右依次列出

使用小數

考慮佈局

曲線,圖表:曲線圖:簡單的。。。

             複合。。。

             分隔的複合。。。

        直方圖(規則):縱坐標要有0值點

                  使用粗線

                  考慮適當的比例

                  闡明資訊性質,坐標軸的單位

                  所有的字母項坐標軸刻度,主旨,曲線名稱,除非受空間控制,

                       否則一律橫向排列

條形圖: :單式條形圖

               累計。。

               單式分段。。

               複式分段。。

               浮動。。

               圓形圖

               金字塔形圖

               産品圖

圖示視圖

統計地圖

散點圖

l     有效表述非統計資訊:公共或指示性資訊

                流程或處理過程圖